Digitalisierung ist gleichzeitig eine große Chance und eine der größten Herausforderungen für Handwerksbetriebe. Vermehrt setzt das Handwerk speziell für ihre Bedarfe entwickelte Software ein.
So einfach wie WhatsApp … die Anwendungen sind intuitiv programmiert, d. h., der Anwender kann das Programm ohne zeitraubende Schulungen vollständig bedienen. Aus der analogen Welt gewohnte Prozesse, Informations- und Kommunikations-gewohnheiten bildet die Software digital ab, mit einer direkten Anbindung an die dominierenden Datensysteme des Betriebs.
Was bietet die Branchensoftware?
Es gibt den Bereich der ERP-Systeme, mit Integration von Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten, die in einer zentralen Datenbank verarbeitet und gespeichert werden. Hierzu zählen auch Warenwirtschafts- oder Datenmanagementsysteme.
Weitere zentrale Bereiche in Handwerks-Betrieben ist die Datenaufnahme (Aufmaß) Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, CNC-Anbindung. Daten kommen digital in den Betrieb, werden zur Produktion auf CNC-fähigen Maschinen aufbereitet. Sämtliche gespeicherte Daten kommen z. B. bei Abrechnung, Rechnungstellung, interner Kalkulation und Abrechnung der Mitarbeiter wieder zum Tragen.
Nicht zuletzt sind die sogenannten Baustellen-Apps zu nennen. Sie bedienen die erhöhten Mobilitäts- und Digitalisierungsbedarfe der Mitarbeiter auf den Baustellen, die über den Projektfortschritt oder -änderung informieren und dokumentieren.
Eine Übersicht sämtlicher Anbieter von Handwerker-Software stelle ich Dir gern zur Verfügung > 0176 3178 1259
Aus der alltäglichen Handwerker-Praxis
Ein Betrieb erhält – wenn es gut läuft – eine umfangreiche Leistungsbeschreibung für ein bevorstehendes Projekt. Wenn es schlecht läuft, erhielte er nur einen Anruf mit einer vagen Projekteschreibung und wie es sich der Kunde am Ende vorstellt.
Beide Fälle unterscheidet die Datengrundlage. Bestenfalls kann der Betrieb bereits mit verlässlichen Daten loslegen. Im anderen Fall übernimmt der Betrieb die Datenaufnahme selbst in einem Vor-Ort-Termin. Liegen alle Plandaten zugrunde, startet das Unternehmen mit überschlägiger Kalkulation von Material und benötigten Arbeitskräften, Betriebsmitteln, Lieferanten.
Sämtliche Informationen fließen in die Arbeitsvorbereitung und Beschaffung: Material wird bestellt und die kalkulierten Stunden in die Belegpläne für Kollegium und Betriebsmittel wie z. B. Maschinen und Fahrzeuge eingeplant.
Das Produkt wird in der kalkulierten Zeit bis zur Fertigungsreife für die Baustelle produziert. Im Anschluss zum Montageort transportiert, vor Ort in der kalkulierten Zeit montiert und im Anschluss durch den Kunden bzw. durch das Nachgewerk / Generalunternehmen abgenommen.
Die vier Absätze skizzieren einen Modellablauf, der selten eingehalten werden kann. Um realitätsnah reagieren zu können, verwenden Handwerks-Betriebe Softwarelösungen für ihre Branche. Sie haben den Anspruch, eine Planung möglichst realistisch darzustellen, zu unterstützen und im besten Falle einzuhalten.
Was sollte eine Handwerkersoftware können?
Die folgenden Punkte setzen Käufer*innen von App-Lösungen / Handwerkersoftware voraus:
- Jederzeit und jeden Orts von Projektbeteiligten zu bearbeiten und von Gästen zu lesen
- Selbsterklärend und intuitiv anwendbar, kompatibel mit dem dominierenden betrieblichen Datensystem
- exportierbar in gängige Formate, wie z. B. MS-Produkte, eMail oder PDF
- Erfassung u/o Übernahme von Projektplänen, Anzeige von Projektfortschritt, Engpässen oder Leerlaufzeiten
- Digitale Baumappe: Verwaltung sämtlicher Projektinformationen mit Echtzeit-Datenübertragung
- Im Aufbau modular und funktional; Anwender verwendet nur die Module, die ihm bei seiner Arbeit helfen
- Planung der Belegschaft, Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten
- Digitale Zeiterfassung; Kollegen informieren im Projektordner über ihre Projektzeiten
- Vollständige Dokumentation des Projektes, ergänzt durch Spracherkennung, Fotos, Videos
- Projektabnahmeprotokoll, Bewertungsbögen der Kunden
- Chatfunktion unter Projektbeteiligten, ggf. auch Kunden u/o Nebengewerke
Top-Funktionen für´s Bau-Handwerk im Überblick
Das Bau-Handwerk benötigt spezielle Funktionen, das Aufmaß macht bereits den Unterschied. Der Betrieb berücksichtigt verschiedene Materialien, die zum Einsatz kommen, er arbeitet gewerkeübergreifend, ist vielleicht Generalunternehmer. Dadurch ergeben sich für den Bau-Betrieb andere Schnittstellen. Die speziellen Anforderungen gilt es herauszustellen und mit dem Anbieter zu kommunizieren.
Schnittstellen für eine reibungslose Vernetzung
Diverse Schnittstellen in die Arbeitsvorbereitung, in die Konstruktionserstellung, aber auch in die Beschaffung und bzgl. Buchhaltung zur Steuerberatung (DATEV) muss das Programm bedienen können. Die Anbieter haben die gängigen Schnittstellen bereits berücksichtigt. Bei Installation der Software werden die benötigten Schnittstellen reibungslos angebunden; diese Leistung gehört zum Service der Anbieter.
Teilnahme an Ausschreibungen
GAEB steht für „Gemeine Ausschuss Elektronik im Bauwesen“. Dieser Ausschuss hat ein standardisiertes elektronisches Austauschformat entwickelt, das einer bestimmten Struktur folgt. Auftraggeber und -nehmer von Bauhaupt- und Baunebengewerken gehen damit in den einheitlichen Austausch sämtlicher Informationen wie z. B. Leistungs-verzeichnis, Angebot, Management von Rechnungen. Das entwickelte Format nennt sich BAEB XML.
Öffentliche Ausschreibungen arbeiten mit GAEB-Austauschen. Sinnvoll für Bauhaupt- und Nebengewerk wäre ein Modul, das eine GAEB-Schnittstelle programmiert hat. Das macht es den Anwendern einfach, an einer Ausschreibung für öffentliche Aufträge teilzunehmen. So erweitert der Betrieb passiv seinen potenziellen Kundenkreis ohne großen Mehraufwand.
Maßanfertigung oder Standard?
Die Wahl einer passenden Software ist abhängig von diversen Faktoren, es gibt kein „one-fits-all“.
Istanalyse: Bedarfe definieren, wodurch sich der Betrieb Optimierung erhofft. Zeit einplanen und die Meinungen verschiedener Mitarbeiter berücksichtigen. Denn sie geben wichtige Impulse, die ein einzelner Verantwortlicher nicht leisten kann.
Auswahl: vielleicht nimmt der Betrieb das Angebot vieler Dienstleister an, die Software kostenlos als Demoversion zu testen. Der Betrieb sollte sich die „Q&A“ auf der Internet-Seite der Anbieter durchlesen. Das kann ein Gefühl vermitteln „brauche ich unbedingt“ oder „kann ich erstmal weglassen“. Auch Referenzen von anderen Betrieben geben gute Hinweise.
Entscheidungsfindung: die in der Überschrift gestellte Frage beantwortet sich fast schon von selbst. Auf der Reise zur idealen Handwerker-Software muss der Betrieb Anwendungen testen, Gespräche mit Anbietern führen, Expertisen einfließen lassen und abwägen. Vll. kommt am Ende ein Standardpaket heraus. Oder der Betrieb benötigt ein Paket, was er individuell um notwendige Features ergänzt. Oder der Anbieter empfiehlt aufgrund hoher Individualanforderungen eine Maßanfertigung.
Handwerker-Software in der Cloud
Cloud (engl.) = Wolke = Datenspeicherung an einem anderen Ort. Dateien und Programme werden in der Cloud, d. H. auf dem Server eines Cloud-Anbieters, gespeichert, bearbeitet und heruntergeladen, sie lassen sich von allen Cloud-Berechtigten bearbeiten oder teilen. Die Speicherung auf Desktop-PC, Laptop, Tablet oder Smartphone wird abgelöst, sie dienen lediglich als Zugangsmedium in die Cloud. Angenehmer Nebeneffekt ist die Einsparung von Speicherplatz auf dem Endgerät.
Durch Einsatz von Handwerker-Software, die auf dem Server eines Cloud-Anbieters installiert ist, erhält das Unternehmen eine Rundum-Sorglos-Lösung, die es von überall und zu jeder Zeit anwenden kann. Die einzige Bedingung ist eine konsistente Internet-Verfügbarkeit.
Sägen und Fräsen in der Werkstatt, das Büro überall
Papierloses Büro: von der Angebotskalkulation über die Produktionsplanung und der gesamten betrieblichen Organisation, der Kundenauftragsabwicklung bis hin zur Büroarbeit, z. B. Rechnungserstellung, Buchhaltung – Handwerker-Software besticht durch eine beeindruckende Durchgängigkeit hinsichtlich der aufgezählten Aufgaben.
Digitales Arbeiten an jedem Ort mit einer speziellen Software
Das versprechen die Anbieter von Handwerkersoftware für ihre Produkte. Ob mit Smartphone, Tablet oder Laptop, Handwerker-Software unterstützt die Betriebe mit individuell an den Anwender anpassbaren Modulen. Es werden enorme Rationalisierungseffekte generiert; dadurch entstehen „Frei-„Zeiten, die der Betrieb für andere wichtige Dinge übrighat.
Fazit: Die Software für Handwerker
Unterstützt den Branchenprofi, verbessert die betrieblichen Prozesse, gestaltet die Arbeit effizienter, vermeidet Fehler, verbessert Transparenz, Dokumentation und Information. Der Einsatz von Planungssoftware für Handwerker hilft bei den lästigen Verwaltungsaufgaben mit diversen Schnittstellen.
Die Anbieter werben mit bis zu 50 % Zeitersparnis gegenüber analogen Prozessen. Wann die Zeitersparnis eintritt, ist individuell und abhängig von den Anwendern. Die Amortisationszeit, der „return on invest“ (ROI) dürfte jedoch recht kurz sein, so dass eine Investition in Handwerker-Software zur aktuellen Zeit ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung ist.
